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Monográfico: Como planificar trabajos periódicos y especiales en empresas de servicios
4th diciembre 2017Los Ladrones de Tiempo: 2- La ley de Fraisse
19th diciembre 2017Los Ladrones de Tiempo
Hoy comienzo una serie de posts en los que hablaré de los Ladrones de tiempo y cómo gestionarlos o engañarlos.
Conocerlos nos permitirá detectar actitudes que debemos corregir y que nos ayudarán a trabajar mejor.
También comentaré trucos o técnicas que nos ayudarán a evitar estos ladrones de tiempo y trabajar más eficientemente.
La primera ley o principio es la Ley de Carlson
El origen de esta ley procede de Sune Carlson, un economista Sueco que en los años 50 se fijó en que a los trabajadores, les costaba trabajar más de 20 minutos sin interrupciones (bien por llamadas, reuniones o charlas entre colegas).
El enunciado de esta ley sería:
“Trabajar de forma continua será más efectivo y consumirá menos tiempo que si se producen interrupciones”
¿O suena el concepto de multitask y eso de que podemos hacer varias cosas a la vez?
Pues es mentira, “relativamente”
Lo que realmente hacemos son tareas secuencialmente, pero algunas las hacemos tan rápida y naturalmente, que ni nos damos cuenta.
Supongo que habéis tenido días en los que teníais un montón de cosas por hacer, pero bien por interrupciones o bien porque aparecían nuevas prioridades al final dejábamos todo a medias, el tiempo no nos cundía y terminábamos con la sensación de haber no haber aprovechado el tiempo y haber hecho poco.
Para mi,
"El tiempo no se pierde, si no que se invierte mejor o peor"
Hecha la Ley hecha la trampa
El Señor Sune Carlson lo que nos recomienda es que agrupemos las tareas por homogeneidad y que intentemos hacerlas todas seguidas y sin interrupciones.
Precisamente porque cuando realizamos estas tareas homogéneas, adoptamos un estado mental y una actitud que no se adquiere instantáneamente, y que nos permite poco a poco realizarlas más rápidamente.
¿Durante toda mi jornada de 8 horas?
No. Se recomienda realizar estas tareas en bloques de tiempo o franjas horarias para que seamos lo más productivos posibles.
Hay un concepto llamado "Timeboxing" o "Pomodoros", que son bloques de tiempo que fijan periodos de 25 minutos de trabajo y periodos de 5 minutos de descanso pero yo creo que cada uno se debe adaptar estos periodos a sus características (yo intento hacer periodos de 40 minutos). Cada 4 Pomodoros, se hacen pausas más largas.
Por ejemplo, si estamos realizando llamadas comerciales es importante dedicarse exclusivamente a eso, hacer periodos de llamadas y pequeñas pausas.
Conozco una empresa de seguros, que reciben partes de siniestros por teléfono y que deben redactar informes casi al momento. Hay veces que son tantas las llamadas que reciben que no pueden redactar correctamente estos informes.
Para ello, a veces dedican tramos horarios, en los que no se reciben más llamadas o se turnan por departamentos, y así mientras un grupo recibe las llamadas el otro va redactando los informes y viceversa, cuando ya tienen los informes redactados, atienden las llamadas y el otro grupo puede dedicarse a los informes.
Me gusta la idea, pero la gente me interrumpe igualmente
Para eso está la técnica de la “Tarjeta Roja”
La técnica de la tarjeta roja, no es más que un indicador o algo que avisa a nuestros compañeros de que estamos en un periodo de concentración y que no se nos debería interrumpir.
Muchos informáticos utilizan auriculares, los jefes cierran la puerta del despacho, pero el resto podéis utilizar cualquier cosa y lo más importante es que el resto de la gente debe conocer “qué objeto es vuestra tarjeta roja” para así no molestaros.
Sabiendo todo esto, ¿qué podemos hacer para ser más productivos?
- Organizar la agenda en tareas homogéneas
- Evitar reuniones, teléfonos y visitas no programados
- Crear bloques de tiempo específicos para realizar ese tipo de tareas
- Crear equipos de trabajo homogéneos
- Hacer pequeños descansos entre bloque y bloque de tiempo.
- Crearnos nuestras tarjetas rojas, para indicar que no se nos moleste.
Y dejo para el final la más importante...
Aprender a decir "NO"
La próxima semana otra entrada sobre los "Ladrones de Tiempo"
