El terror de los Excels

Vicios y Virtudes

Si hay una herramienta útil en las empresas, esa es Excel o las hojas de cálculo, pero que también se convierten en  armas de doble filo.

El uso del Excel es una Virtud pero también se puede convertir en un Vicio,  a veces muy feo y hasta pero que el tabaco (es broma)

En todos mis años relacionados con la gestión empresarial he visto multitud de empresas y casuísticas, aunque una de las cosas que más se repetían era encontrarme con multitud de hojas excels para controlar multitud de parámetros y procesos empresariales.

Aquí puedo hablar de auténticos virtuosos de los Excels, pero también enormes hojas de excels que se utilizaban como bases de datos para controlar buena parte de la gestión empresarial.

Desde auténticos informes Excels ante los que me quitaba el sombrero hasta ficheros que me llevaba las manos a la cabeza por lo que había allí metido y cuyo mantenimiento era infumable.

He de decir, que como formador de Excel, muchos de mis alumnos y clientes han optimizado y mejorado el uso de Excel notablemente.

Los inconvenientes

Frecuentemente las hojas de cálculo sólo son interpretadas por la persona que las crea, para el resto son auténticos jeroglíficos y hay una dependencia de “el creador” del Excel. A veces me gusta hacer la reflexión a mis interlocutores... "

Es frecuente llegar a tener Ficheros de Hojas de Cálculo enormes, que se convierten en meros cuadernos para apuntar, pero que a la larga no permiten extraer información coherente ni analizar los datos porque tienen multitud de pestañas.

Los Excels a veces son utilizados como PseudoProgramas  de Gestión que a la larga ralentizan la gestión empresarial, ya que todo se incluye en el Excel (adjuntos, fotos, etc.)

Al Rey lo que es del Rey y a excel lo que es de Excel

Dentro de la gestión empresarial, el principal uso que se le debe dar a Excel es el de analizar los datos, y sobre todo que estos datos no tengan que volver a introducirse.

El objetivo de trabajar con Excel eficientemente es que la introducción de los datos se realice en un programa pensado para su cometido y que sea capaz de “volcar” los datos en Excel donde posteriormente se analizarán los datos.

Ahorra tiempo y dolores de cabeza

Cuando diseñamos Repasat, uno de los principales objetivos era ofrecer una herramienta donde poder introducir la información más habitual en la gestión operativa de la empresa y que posteriormente esa información pueda ser exportada a una hoja de cálculo.

En resumen ahorra tiempo y que trabajar más eficientemente.

• Control de Proyectos y realización de Tareas por Trabajadores
• Calculo de horas y dedicación por Proyecto y Actividad
• Control y seguimiento de Ofertas y Presupuestos Comerciales
• Gestión de trabajadores, contratos, vacaciones, etc.

Estas funcionalidades son sólo una muestra del tiempo que podemos ahorrar en la gestión empresarial, y que nos podamos dedicar realmente a gestiones más productivas.

Si vuestra gestión del día a día os desborda, Repasat es una gran herramienta para facilitaros el trabajo.