Índice de contenidos: Guia funcional de Repasat

¡Antes de comenzar, qué tenemos que tener en cuenta!!!

1Primeros pasos en Repasat
Primeros pasos en Repasat
2Personalizar la contraseña o password
Personalizar la contraseña o password
3Las tablas auxiliares (ahorra tiempo)

Repasat dispone de una serie de tablas auxiliares que podemos personalizar con nuestros datos para agilizar la operativa del día a día.

Te recomendamos que informes previamente los datos de las diferentes tablas auxiliares para agilizar tu gestión posteriormente.

Primeros pasos en Repasat

Gestión de empleados, usuarios y trabajadores

1Dar de alta un empleado o trabajador

Al darte de alta en Repasat, automáticamente se genera un usuario asociado a un empleado.

A continuación te mostramos como dar de alta más empleados o como importarlos desde Repasat a través de las plantillas de importación.

Ver como Dar de alta un empleado o trabajador

Entorno móvil

1Creación de acceso a Repasat en dispositivos móviles (Android)
Crear acceso en entorno móvil Android
2Creación de acceso a Repasat en dispositivos móviles (Iphone)
Crear acceso en entorno móvil Iphone

CRM y Gestión Comercial

1Creación de Clientes potenciales o leads

En Repasat diferenciamos entre clientes potenciales (todavía no hemos formalizado ninguna operación) y clientes o cuentas.

Ver como Crear Clientes potenciales o leads
2Gestión de Oportunidades Comerciales

Organiza tus oportunidades comerciales para que no se te escape ninguna operación.

Gestiona la evolución de las oportunidades desde el Pipeline o embudo de conversión.

Ver como gestionar oportunidades comerciales
3Creación de Clientes y Proveedores

En Repasat los clientes y proveedores se gestionan desde el apartado de Cuentas.

En las búsquedas, podrás diferenciarlos por los iconos de maletín (para clientes) y un camión )para los proveedores).

 

Ver como crear Cuentas (Clientes o Proveedores)
4Creación de Artículos y Servicios

Antes de comenzar con los documentos comerciales, recuerda que es importante tener dados de alta algunos artículos o servicios para poder utilizar en los documentos.

En las lineas de documentos, debes introducir artículos o conceptos, así que mejor que los tengas dados de alta previamente

Ver como crear de artículos y servicios
5Creación de ofertas y presupuestos comerciales

Los Presupuestos u Ofertas comerciales, son aquellos documentos que generamos y que los clientes deben aceptar (se pueden emitir tanto a clientes potenciales como a clientes)

Actualización de series de contratos
6Circuito Comercial, desde presupuesto hasta factura

El circuito comercial a nivel de documentos, puede ir desde:

  • El presupuesto u oferta comercial (documento propuesta)
  • Pedido de ventas (es la confirmación de un presupuesto o la solicitud de material o servicios)
  • Albarán de ventas (es el comprobante de entrega o realización de un servicio)
  • Factura de ventas (es el compromiso de deuda adquirido por un cliente por la realización de un servicio o la adquisición de productos)

Estos pasos no son obligatorios, y dependerá de la operativa y necesidades de cada negocio.

Ver el Circuito Comercial, desde presupuesto hasta factura
7Simplificando el circuito comercial de presupuestos, facturas, contratos y proyectos

Si por nuestra operativa ofertamos contratos de servicios que impliquen trabajos y facturas periódicas, Repasat nos permite simplificar los procedimientos para ahorrarnos trabajo.

Si tu tipología de negocio gestiona facturaciones periodicas o cuotas, y debes planificar trabajos o tareas que posteriormente quieras controlar, en el siguiente tutorial te explicamos como trabajar.

Ver como simplificar el circuito comercial, presupuestos, facturas, contratos y proyectos
8Fuerza de Ventas, introduccción de pedidos y documentos comerciales

Si requieres movilidad e introducir los pedidos u ofertas comerciales visualmente, te mostramos como hacerlo en el siguiente tutorial.

Ver fuerza de ventas, introduccción de pedidos y documentos comerciales
9Monográfico Sobre CRM (descubre como te puede ayudar)

Parte 1

Monográfico sobre CRM Parte1

Parte 2

Monográfico sobre CRM Parte2

Todo sobre la Facturación

1Emisión de Facturas (Parte 1)

En los siguientes tutoriales te mostramos las diferentes maneras de facturar que te ofrece Repasat, desde la opción más manual hasta automatizar todo el proceso de facturación.

Emisión de Facturas - 1
2Emisión de Facturas (Parte 2)

continuación de los diferentes maneras de facturar en Repasat

Ver Emisión de Facturas - Parte 2
3Crear contratos, cuotas y facturas periódicas

Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.

Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática

Crear contratos, cuotas y facturas periódicas
4Facturación de contratos y cuotas periódicas

Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.

Además te explicamos como facturar diferentes importes según las fechas que le indiquemos en las líneas del contrato, por si un mes nos interesa facturar un importe diferente.

Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática

Ver Facturación de contratos y cuotas periódicas
5Tarifas de precios y descuentos
Tarifas de precios y descuentos
6Facturación de tareas y actividades

Si facturas servicios en función de las horas realizadas, te mostramos el proceso de crear tareas facturables y como emitir las facturas a los clientes.

Ver Facturación de tareas y actividades
7Servir o facturar documentos agrupados

¿Necesitas agrupar varios documentos en un mismo documento de destino?

¿Necesitas facturar varios albaranes o pedidos en una única factura?

Te mostramos cómo hacerlo en el siguiente tutorial

Ver como Servir o facturar documentos agrupados
8Crear y actualizar las series de facturación

Las series de facturación nos permiten segmentar los documentos por diferentes numeraciones.

Por ejemplo, podemos hacer una serie para cada año, 2018, 2019... o por lineas de negocio o zonas geográficas (BCN, MAD, etc.)

Crear y actualizar las series de facturación
9Costes y rentabilidad en documentos comerciales

Repasat incorpora en las líneas de documentos la posibilidad de informar del coste de la línea, añadir apuntes o comentarios sobre el cálculo o calcular el precio de venta en función del coste informado.

Ver Costes y rentabilidad en documentos comerciales
10Activar y trabajar con doble descuento
Activar y trabajar con doble descuento

Creación de contratos, cuotas y facturación periódica

1Facturación de contratos de clientes y cuotas periódicas

Podemos asociar contratos en las fichas de los clientes

Los contratos pueden ser de dos tipos:

Periodo: Nos permiten realizar facturas periodicas o cuotas a los clientes

Horas: Los clientes pueden contratar una bolsa de horas que se irán descontanto a medida que imputemos horas contra ese contrato.

Un cliente pueden tener diferentes contratos, y cada contrato podrá emitir una factura por cada periodicidad que indiquemos.

Facturación de contratos de clientes y cuotas periódicas
2Creación de contratos, cuotas y facturas periodicas 2

Nos podemos encontrar con que en un mismo contrato tengamos que facturar importes diferentes según el periodo del año.

Además podemos facturar manualmente las cuotas de los contratos o si lo preferimos podemos facturar automáticamente y que se envíen las facturas si lo configuramos en el contrato.

Creación de contratos, cuotas y facturas periodicas
3Actualización de series de contratos

Si trabajamos con diferentes series de facturación, nos puede interesar actualizarlas masivamente.

Por ejemplo, si la serie de los contratos de las cuotas de facturación son el año, podemos actualizar fácilmente la serie de un año para el otro.

Actualización de series de contratos

Planificación de Tareas

1Cómo crear una Tarea Puntual

Podemos crear tareas puntuales (sólo se realizan una vez) tanto para tareas comerciales (CRM) como para tareas operativas (OPERACIONES). 

Las tareas puntuales se asocian al icono del rayo y podemos crearlas desde diferentes zonas del programa (clientes, clientes potenciales, proyectos, etc.)

 

Cómo crear una Tarea Puntual
2Como crear una Tarea Periódica

Las tareas periódicas son aquellas que realizamos repetidamente en base a una periodicidad establecida.

Pueden ser:

  • Semanales (cada semana se repiten los mismos días, por ejempolo todos los Lunes, miércoles y viernes)
  • Quincenales, mensuales, bimestrales, trimestrales, etc.

Importante: Sólo se pueden crear tareas periódicas desde los proyectos de clientes.

 

Como crear una Tarea Periódica
3Planificar tareas periodicas por día de la semana

En tareas con periodicidad superior a la semana, nos puede interesar planificar por día de la semana.  

Por ejemplo, el primer lunes de cada mes, el segundo miércoles de cada mes o el último viernes de cada mes.

También podemos realizar combinaciones del tipo:

Agregar (Y): El primer lunes Y el primer martes de cada mes

Disyuntivo (O): El último miércoles O el último viernes de cada mes

Planificar tareas periodicas por día de la semana
4Tareas de Temporada

En entornos turístico o por producciones cíclicas nos puede interesar diferenciar las periodicidades.

Por ejemplo, durante todo el año realizamos una tarea dos días a la semana y los meses de verano nos puede interesar ampliar esa periodicidad a 5 días a la semana.

En este tutorial explicamos como funcionan las tareas de temporada

Tareas de Temporada
5Tareas Multidía o condicionadas por el esfuerzo

Las tareas multidía o condicionadas por el esfuerzo nos permiten distribuir la duración de la tarea en función de los empleados que asignemos o los días que asignemos para la realización de la tarea.

Las tareas marcadas de este tipo, nos crearán tantas actividades en función de los días y empleados asignados.

Tareas de Temporada
6Asignación de tarifas por tareas y empleados

Repasat permite asignar tarifas a los empleados para por un lado conocer el coste de la tareas y por otro facturar las horas realizadas a un precio hora.

Las tarifas se pueden asignar al empleado, al proyecto, a la tarea o incluso dentro de una misma tarea varios empleados pueden tener diferentes tarifas, implicando diferentes costes o diferentes precios de facturación.

Esto nos permite:

Por un lado facturar automáticamente las horas realizadas a un precio/hora establecido.

Conocer los costes y rentabilidades de un cliente o proyecto (ver informe de rentabilidad)

Tareas de Temporada
7Gestión de sustituciones
Gestión de sustituciones
8Asignación de colores a tipos de tareas
Asignación de colores a tipos de tareas

Control horario y registro de la jornada laboral

1Control Horario y registro de la jornada laboral

Repasat permite llevar el control y registro horario de los empleados

Te mostramos como realizar el registro horario tanto desde dispositivos móviles como desde el pc

Control Horario y registro de la jornada laboral
2Gestión de Incidencias y modificaciones en el control horario

En este tutorial te mostramos como modificar el registro horario tanto si el empleado se ha olvidado de informar su jornada laboral como si necesitamos modificarla.

Gestión de Incidencias y modificaciones en el control horario
3Imputación y control de horas de comerciales y otros empleados

Si necesitamos imputar nuestro tiempo a diferentes tareas, en este tutorial te mostramos como rápidamente podemos indicar cómo controlar e imputar nuestro tiempo a diferentes tareas y proyectos.

Esto nos permitirá posteriormente obtener rentabilidades del tiempo empleado a cada proyecto

Imputación y control de horas de comerciales y otros empleados
4Geolocalización y control de tareas

Si necesitamos conocer si un empleado ha ido a un cliente o a una ubicación geográfica podemos marcar las tareas como "requiere geolocalización" y podemos saber dónde ha iniciado la tarea y donde la ha finalizado.

Geolocalización y control de tareas

Proyectos y Operaciones

1Control y gestión de proyectos
Control y gestión de proyectos
2Plantillas de Proyectos y Tareas
Plantillas de Proyectos y Tareas
3Checklists o listas de validación
Checklists o listas de validación

SAT Servicio Técnico y Gestión de Activos

1Dar de alta activos y cómo gestionarlos
Dar de alta Activos y cómo gestionarlos
2SAT - Partes de Servicio
SAT - Partes de Servicio
3SAT - Contratos de mantenimiento
Sat - Contratos de mantenimiento
4Números de serie y servicio técnico
Números de serie y servicio técnico

Gestión de Cartera (cobros y pagos)

1Gestión de cartera, cobro de efectos y recibos
Gestión de cartera, cobro de efectos y recibos
2Gestión de Remesas bancarias
Gestión de Remesas bancarias

Importación de datos

1Proceso de importación de datos
Proceso de importación de datos
2Importación de personas de contacto
Importación de personas de contacto
3Importación de datos bancarios
Importación de datos bancarios
4Importación de Datos de ficheros maestros

Tutorial pendiente de actualizar

Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual

Importación de Datos de ficheros maestros

Diseño y gestión de peticiones (workflow o flujos de trabajo)

1Diseño de peticiones de Solicitud de Vacaciones
Diseño de peticiones de Solicitud de Vacaciones
2Diseño de Peticiones: Baja Laboral
Diseño de Peticiones: Baja Laboral
3Diseño de Peticiones: no conformidad

Tutorial pendiente de actualizar

Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual

Diseño de Peticiones: no conformidad

Personalización de formatos de impresión

1Personalización de formatos de impresión
Personalización de formatos de impresión
2Personalización de Partes de Servicio
Personalización de Partes de Servicio
3Mostrar datos bancarios en factura y formatos de impresión
Mostrar datos bancarios en factura y formatos de impresión
4Añadir Líneas y recuadros de color
Añadir Líneas y recuadros de color