Índice de contenidos: Guia funcional de Repasat
¡Antes de comenzar, qué tenemos que tener en cuenta!!!
Repasat dispone de una serie de tablas auxiliares que podemos personalizar con nuestros datos para agilizar la operativa del día a día.
Te recomendamos que informes previamente los datos de las diferentes tablas auxiliares para agilizar tu gestión posteriormente.
Primeros pasos en RepasatGestión de empleados, usuarios y trabajadores
Al darte de alta en Repasat, automáticamente se genera un usuario asociado a un empleado.
A continuación te mostramos como dar de alta más empleados o como importarlos desde Repasat a través de las plantillas de importación.
Ver como Dar de alta un empleado o trabajador
Repasat permite llevar una gestión de Candidatos, para llevar un control del proceso de selección..
Desde Candidatos, podemos adjuntar Curriculums y posteriormente convertir los candidatos en Empleados.
Gestión de Candidatos
Entorno móvil
CRM y Gestión Comercial
En Repasat diferenciamos entre clientes potenciales (todavía no hemos formalizado ninguna operación) y clientes o cuentas.
Ver como Crear Clientes potenciales o leadsOrganiza tus oportunidades comerciales para que no se te escape ninguna operación.
Gestiona la evolución de las oportunidades desde el Pipeline o embudo de conversión.
Ver como gestionar oportunidades comercialesEn Repasat los clientes y proveedores se gestionan desde el apartado de Cuentas.
En las búsquedas, podrás diferenciarlos por los iconos de maletín (para clientes) y un camión )para los proveedores).
Ver como crear Cuentas (Clientes o Proveedores)
Antes de comenzar con los documentos comerciales, recuerda que es importante tener dados de alta algunos artículos o servicios para poder utilizar en los documentos.
En las lineas de documentos, debes introducir artículos o conceptos, así que mejor que los tengas dados de alta previamente
Ver como crear de artículos y serviciosLos Presupuestos u Ofertas comerciales, son aquellos documentos que generamos y que los clientes deben aceptar (se pueden emitir tanto a clientes potenciales como a clientes)
Actualización de series de contratosEl circuito comercial a nivel de documentos, puede ir desde:
- El presupuesto u oferta comercial (documento propuesta)
- Pedido de ventas (es la confirmación de un presupuesto o la solicitud de material o servicios)
- Albarán de ventas (es el comprobante de entrega o realización de un servicio)
- Factura de ventas (es el compromiso de deuda adquirido por un cliente por la realización de un servicio o la adquisición de productos)
Estos pasos no son obligatorios, y dependerá de la operativa y necesidades de cada negocio.
Ver el Circuito Comercial, desde presupuesto hasta facturaRepasat dispone de Tarifas de Precios y Tarifas de Descuentos que se pueden asociar al cliente directamente o asignar en la elaboracion de los documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas) tanto de ventas como de compras.
Tarifa de Precios y descuentosSi por nuestra operativa ofertamos contratos de servicios que impliquen trabajos y facturas periódicas, Repasat nos permite simplificar los procedimientos para ahorrarnos trabajo.
Si tu tipología de negocio gestiona facturaciones periodicas o cuotas, y debes planificar trabajos o tareas que posteriormente quieras controlar, en el siguiente tutorial te explicamos como trabajar.
Ver como simplificar el circuito comercial, presupuestos, facturas, contratos y proyectosSi requieres movilidad e introducir los pedidos u ofertas comerciales visualmente, te mostramos como hacerlo en el siguiente tutorial.
Ver fuerza de ventas, introduccción de pedidos y documentos comercialesComo gestionar la comunicación con Clientes y Contactos
Comunicación con Clientes y ContactosAgentes comerciales y representantes
Configuración de las funcionalidades para agentes comerciales Parte 1
Configuración, ficheros y documentos comercialesCRM Comercial, organización y planificación de agenda de seguimiento comercial (visitas, llamadas, etc.)
CRM Comercial, planificación de agendaGestión de mantenimiento de artículos, tarifas de precios y descuentos, actualización de datos y estadísticas
Gestión de artículos, tarifas, actualización de datos y estadísticasCreación de una firma, fabricante o representado y asignación de la relación con los diferentes clientes
Creación de una firma, fabricante o representadoTe mostramos como crear una factura de comiciones de forma manual y como incluir retenciones en la misma
Facturas de comisiones manual y con retenciónIntroducción de facturas de compras o de gastos en Repasat
Registrar Factura de GastosTodo sobre la Facturación
En los siguientes tutoriales te mostramos las diferentes maneras de facturar que te ofrece Repasat, desde la opción más manual hasta automatizar todo el proceso de facturación.
Emisión de Facturas - 1continuación de los diferentes maneras de facturar en Repasat
Ver Emisión de Facturas - Parte 2Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.
Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática
Crear contratos, cuotas y facturas periódicasTe mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.
Además te explicamos como facturar diferentes importes según las fechas que le indiquemos en las líneas del contrato, por si un mes nos interesa facturar un importe diferente.
Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática
Ver Facturación de contratos y cuotas periódicasSi facturas servicios en función de las horas realizadas, te mostramos el proceso de crear tareas facturables y como emitir las facturas a los clientes.
Ver Facturación de tareas y actividades¿Necesitas agrupar varios documentos en un mismo documento de destino?
¿Necesitas facturar varios albaranes o pedidos en una única factura?
Te mostramos cómo hacerlo en el siguiente tutorial
Ver como Servir o facturar documentos agrupadosTe mostramos como generar abonos o facturas rectificativas de forma manual, o de forma automática para que se enlacen automáticamente los documentos. .
Generar abonos o facturas rectificativasLas series de facturación nos permiten segmentar los documentos por diferentes numeraciones.
Por ejemplo, podemos hacer una serie para cada año, 2018, 2019... o por lineas de negocio o zonas geográficas (BCN, MAD, etc.)
Crear y actualizar las series de facturaciónRepasat incorpora en las líneas de documentos la posibilidad de informar del coste de la línea, añadir apuntes o comentarios sobre el cálculo o calcular el precio de venta en función del coste informado.
Ver Costes y rentabilidad en documentos comercialesCreación de contratos, cuotas y facturación periódica
Podemos asociar contratos en las fichas de los clientes
Los contratos pueden ser de dos tipos:
Periodo: Nos permiten realizar facturas periodicas o cuotas a los clientes
Horas: Los clientes pueden contratar una bolsa de horas que se irán descontanto a medida que imputemos horas contra ese contrato.
Un cliente pueden tener diferentes contratos, y cada contrato podrá emitir una factura por cada periodicidad que indiquemos.
Facturación de contratos de clientes y cuotas periódicasNos podemos encontrar con que en un mismo contrato tengamos que facturar importes diferentes según el periodo del año.
Además podemos facturar manualmente las cuotas de los contratos o si lo preferimos podemos facturar automáticamente y que se envíen las facturas si lo configuramos en el contrato.
Creación de contratos, cuotas y facturas periodicasSi trabajamos con diferentes series de facturación, nos puede interesar actualizarlas masivamente.
Por ejemplo, si la serie de los contratos de las cuotas de facturación son el año, podemos actualizar fácilmente la serie de un año para el otro.
Actualización de series de contratosPlanificación de Tareas
Podemos crear tareas puntuales (sólo se realizan una vez) tanto para tareas comerciales (CRM) como para tareas operativas (OPERACIONES).
Las tareas puntuales se asocian al icono del rayo y podemos crearlas desde diferentes zonas del programa (clientes, clientes potenciales, proyectos, etc.)
Cómo crear una Tarea Puntual
Las tareas periódicas son aquellas que realizamos repetidamente en base a una periodicidad establecida.
Pueden ser:
- Semanales (cada semana se repiten los mismos días, por ejempolo todos los Lunes, miércoles y viernes)
- Quincenales, mensuales, bimestrales, trimestrales, etc.
Importante: Sólo se pueden crear tareas periódicas desde los proyectos de clientes.
Como crear una Tarea Periódica
En tareas con periodicidad superior a la semana, nos puede interesar planificar por día de la semana.
Por ejemplo, el primer lunes de cada mes, el segundo miércoles de cada mes o el último viernes de cada mes.
También podemos realizar combinaciones del tipo:
Agregar (Y): El primer lunes Y el primer martes de cada mes
Disyuntivo (O): El último miércoles O el último viernes de cada mes
Planificar tareas periodicas por día de la semanaEn entornos turístico o por producciones cíclicas nos puede interesar diferenciar las periodicidades.
Por ejemplo, durante todo el año realizamos una tarea dos días a la semana y los meses de verano nos puede interesar ampliar esa periodicidad a 5 días a la semana.
En este tutorial explicamos como funcionan las tareas de temporada
Tareas de TemporadaLas tareas multidía o condicionadas por el esfuerzo nos permiten distribuir la duración de la tarea en función de los empleados que asignemos o los días que asignemos para la realización de la tarea.
Las tareas marcadas de este tipo, nos crearán tantas actividades en función de los días y empleados asignados.
Tareas de TemporadaRepasat permite asignar tarifas a los empleados para por un lado conocer el coste de la tareas y por otro facturar las horas realizadas a un precio hora.
Las tarifas se pueden asignar al empleado, al proyecto, a la tarea o incluso dentro de una misma tarea varios empleados pueden tener diferentes tarifas, implicando diferentes costes o diferentes precios de facturación.
Esto nos permite:
Por un lado facturar automáticamente las horas realizadas a un precio/hora establecido.
Conocer los costes y rentabilidades de un cliente o proyecto (ver informe de rentabilidad)
Tareas de TemporadaControl horario y registro de la jornada laboral
Repasat permite llevar el control y registro horario de los empleados
Te mostramos como realizar el registro horario tanto desde dispositivos móviles como desde el pc
Control Horario y registro de la jornada laboralEn este tutorial te mostramos como modificar el registro horario tanto si el empleado se ha olvidado de informar su jornada laboral como si necesitamos modificarla.
Gestión de Incidencias y modificaciones en el control horarioSi necesitamos imputar nuestro tiempo a diferentes tareas, en este tutorial te mostramos como rápidamente podemos indicar cómo controlar e imputar nuestro tiempo a diferentes tareas y proyectos.
Esto nos permitirá posteriormente obtener rentabilidades del tiempo empleado a cada proyecto
Imputación y control de horas de comerciales y otros empleadosSi necesitamos conocer si un empleado ha ido a un cliente o a una ubicación geográfica podemos marcar las tareas como "requiere geolocalización" y podemos saber dónde ha iniciado la tarea y donde la ha finalizado.
Geolocalización y control de tareasProyectos y Operaciones
SAT Servicio Técnico y Gestión de Activos
Gestión de Cartera (cobros y pagos)
Importación de datos
Tutorial pendiente de actualizar
Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual
Importación de Datos de ficheros maestrosDiseño y gestión de peticiones (workflow o flujos de trabajo)
Tutorial pendiente de actualizar
Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual
Diseño de Peticiones: no conformidadPersonalización de formatos de impresión
Notificaciones Push: Aviso y Alerta
Compras y aprovisionamiento
Introducción de facturas de compras o de gastos en Repasat
Registrar Factura de GastosGestión de notas de Gastos en Repasat
Registrar Notas de GastosParametrización Repasat
Integraciones con otras aplicaciones
Contectar Repasat con Mailchimp
Conectar Repasat con Mailchimp
Cómo crear una campaña en Mailchimp y segmentar contactos
Segmentar y crear una campaña en Mailchimp
Video
Integración con Wordpres
Documentación y parámetros
Integración con formularios de Wordpress