Índice de contenidos: Guia funcional de Repasat

Al darte de alta en Repasat, automáticamente se genera un usuario asociado a un empleado.

A continuación te mostramos como dar de alta más empleados o como importarlos desde Repasat a través de las plantillas de importación.

Repasat permite llevar una gestión de Candidatos, para llevar un control del proceso de selección..

Desde Candidatos, podemos adjuntar Curriculums y posteriormente convertir los candidatos en Empleados.

En Repasat diferenciamos entre clientes potenciales (todavía no hemos formalizado ninguna operación) y clientes o cuentas.

Organiza tus oportunidades comerciales para que no se te escape ninguna operación.

Gestiona la evolución de las oportunidades desde el Pipeline o embudo de conversión.

En Repasat los clientes y proveedores se gestionan desde el apartado de Cuentas.

En las búsquedas, podrás diferenciarlos por los iconos de maletín (para clientes) y un camión )para los proveedores).

Antes de comenzar con los documentos comerciales, recuerda que es importante tener dados de alta algunos artículos o servicios para poder utilizar en los documentos.

En las lineas de documentos, debes introducir artículos o conceptos, así que mejor que los tengas dados de alta previamente

Los Presupuestos u Ofertas comerciales, son aquellos documentos que generamos y que los clientes deben aceptar (se pueden emitir tanto a clientes potenciales como a clientes)

El circuito comercial a nivel de documentos, puede ir desde:

• El presupuesto u oferta comercial (documento propuesta)
• Pedido de ventas (es la confirmación de un presupuesto o la solicitud de material o servicios)
• Albarán de ventas (es el comprobante de entrega o realización de un servicio)
• Factura de ventas (es el compromiso de deuda adquirido por un cliente por la realización de un servicio o la adquisición de productos)

Estos pasos no son obligatorios, y dependerá de la operativa y necesidades de cada negocio.

Repasat dispone de Tarifas de Precios y Tarifas de Descuentos que se pueden asociar al cliente directamente o asignar en la elaboracion de los documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas) tanto de ventas como de compras.

Si por nuestra operativa ofertamos contratos de servicios que impliquen trabajos y facturas periódicas, Repasat nos permite simplificar los procedimientos para ahorrarnos trabajo.

Si tu tipología de negocio gestiona facturaciones periodicas o cuotas, y debes planificar trabajos o tareas que posteriormente quieras controlar, en el siguiente tutorial te explicamos como trabajar.

Si requieres movilidad e introducir los pedidos u ofertas comerciales visualmente, te mostramos como hacerlo en el siguiente tutorial.

Parte 1

Parte 2

Como gestionar la comunicación con Clientes y Contactos

Configuración de las funcionalidades para agentes comerciales Parte 1

CRM Comercial, organización y planificación de agenda de seguimiento comercial (visitas, llamadas, etc.)

Gestión de mantenimiento de artículos, tarifas de precios y descuentos, actualización de datos y estadísticas

Creación de una firma, fabricante o representado y asignación de la relación con los diferentes clientes

Te mostramos como crear una factura de comiciones de forma manual y como incluir retenciones en la misma

Introducción de facturas de compras o de gastos en Repasat

Tutorial y fichero de conceptos contables

En los siguientes tutoriales te mostramos las diferentes maneras de facturar que te ofrece Repasat, desde la opción más manual hasta automatizar todo el proceso de facturación.

continuación de los diferentes maneras de facturar en Repasat

Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.

Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática

Te mostramos como crear un contrato de cliente que permite generar las cuotas o facturas automáticas de los clientes.

Además te explicamos como facturar diferentes importes según las fechas que le indiquemos en las líneas del contrato, por si un mes nos interesa facturar un importe diferente.

Los contratos permiten generar cuotas de forma manual o de forma automática

Si facturas servicios en función de las horas realizadas, te mostramos el proceso de crear tareas facturables y como emitir las facturas a los clientes.

¿Necesitas agrupar varios documentos en un mismo documento de destino?

¿Necesitas facturar varios albaranes o pedidos en una única factura?

Te mostramos cómo hacerlo en el siguiente tutorial

Te mostramos como generar abonos o facturas rectificativas de forma manual, o de forma automática para que se enlacen automáticamente los documentos. .

Las series de facturación nos permiten segmentar los documentos por diferentes numeraciones.

Por ejemplo, podemos hacer una serie para cada año, 2018, 2019... o por lineas de negocio o zonas geográficas (BCN, MAD, etc.)

Repasat incorpora en las líneas de documentos la posibilidad de informar del coste de la línea, añadir apuntes o comentarios sobre el cálculo o calcular el precio de venta en función del coste informado.

Podemos asociar contratos en las fichas de los clientes

Los contratos pueden ser de dos tipos:

Periodo: Nos permiten realizar facturas periodicas o cuotas a los clientes

Horas: Los clientes pueden contratar una bolsa de horas que se irán descontanto a medida que imputemos horas contra ese contrato.

Un cliente pueden tener diferentes contratos, y cada contrato podrá emitir una factura por cada periodicidad que indiquemos.

Nos podemos encontrar con que en un mismo contrato tengamos que facturar importes diferentes según el periodo del año.

Además podemos facturar manualmente las cuotas de los contratos o si lo preferimos podemos facturar automáticamente y que se envíen las facturas si lo configuramos en el contrato.

Si trabajamos con diferentes series de facturación, nos puede interesar actualizarlas masivamente.

Por ejemplo, si la serie de los contratos de las cuotas de facturación son el año, podemos actualizar fácilmente la serie de un año para el otro.

Podemos crear tareas puntuales (sólo se realizan una vez) tanto para tareas comerciales (CRM) como para tareas operativas (OPERACIONES). 

Las tareas puntuales se asocian al icono del rayo y podemos crearlas desde diferentes zonas del programa (clientes, clientes potenciales, proyectos, etc.)

Las tareas periódicas son aquellas que realizamos repetidamente en base a una periodicidad establecida.

Pueden ser:

• Semanales (cada semana se repiten los mismos días, por ejempolo todos los Lunes, miércoles y viernes)
• Quincenales, mensuales, bimestrales, trimestrales, etc.

Importante: Sólo se pueden crear tareas periódicas desde los proyectos de clientes.

En tareas con periodicidad superior a la semana, nos puede interesar planificar por día de la semana.  

Por ejemplo, el primer lunes de cada mes, el segundo miércoles de cada mes o el último viernes de cada mes.

También podemos realizar combinaciones del tipo:

Agregar (Y): El primer lunes Y el primer martes de cada mes

Disyuntivo (O): El último miércoles O el último viernes de cada mes

En entornos turístico o por producciones cíclicas nos puede interesar diferenciar las periodicidades.

Por ejemplo, durante todo el año realizamos una tarea dos días a la semana y los meses de verano nos puede interesar ampliar esa periodicidad a 5 días a la semana.

En este tutorial explicamos como funcionan las tareas de temporada

Las tareas multidía o condicionadas por el esfuerzo nos permiten distribuir la duración de la tarea en función de los empleados que asignemos o los días que asignemos para la realización de la tarea.

Las tareas marcadas de este tipo, nos crearán tantas actividades en función de los días y empleados asignados.

Repasat permite asignar tarifas a los empleados para por un lado conocer el coste de la tareas y por otro facturar las horas realizadas a un precio hora.

Las tarifas se pueden asignar al empleado, al proyecto, a la tarea o incluso dentro de una misma tarea varios empleados pueden tener diferentes tarifas, implicando diferentes costes o diferentes precios de facturación.

Esto nos permite:

Por un lado facturar automáticamente las horas realizadas a un precio/hora establecido.

Conocer los costes y rentabilidades de un cliente o proyecto (ver informe de rentabilidad)

Repasat permite llevar el control y registro horario de los empleados

Te mostramos como realizar el registro horario tanto desde dispositivos móviles como desde el pc

En este tutorial te mostramos como modificar el registro horario tanto si el empleado se ha olvidado de informar su jornada laboral como si necesitamos modificarla.

Si necesitamos imputar nuestro tiempo a diferentes tareas, en este tutorial te mostramos como rápidamente podemos indicar cómo controlar e imputar nuestro tiempo a diferentes tareas y proyectos.

Esto nos permitirá posteriormente obtener rentabilidades del tiempo empleado a cada proyecto

Si necesitamos conocer si un empleado ha ido a un cliente o a una ubicación geográfica podemos marcar las tareas como "requiere geolocalización" y podemos saber dónde ha iniciado la tarea y donde la ha finalizado.

Tutorial pendiente de actualizar

Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual

Tutorial pendiente de actualizar

Este tutoria está realizado con el diseño previo de Repasat, si bien te la funcionalidad es muy similar a la actual y la operativa es muy similar a la actual

Introducción de facturas de compras o de gastos en Repasat

Tutorial y fichero de conceptos contables

Gestión de notas de Gastos en Repasat

Contectar Repasat con Mailchimp
Conectar Repasat con Mailchimp

Cómo crear una campaña en Mailchimp y segmentar contactos
Segmentar y crear una campaña en Mailchimp

Video
Integración con Wordpres

Documentación y parámetros
Integración con formularios de Wordpress