Codificación de artículos

La codificación de los artículos

La codificación de los artículos o servicios nos permite organizar y gestionar los productos y servicios con los que trabajamos de una forma ordenada.

Entre los principales beneficios que obtenemos están:

• Aportar información estadística y de análisis para tomar decisiones
• Identificación de los productos y servicios de modo inequívoco (según nos interese)
• Obtener trazabilidad de los productos
• Preparación de pedidos de forma eficiente

Podemos trabajar con pocos artículos o con un gran volumen de artículos, por lo que una gestión organizada en grandes volúmenes de datos nos permitirán ser más eficientes al trabajar.

¿Pero cómo generamos un código o un sistema de codificación?

Aquí planteamos una serie de recomendaciones a seguir para implantar un sistema de codificación, si bien en base a las necesidades se pueden realizar variaciones.

Por lo que generaremos nuestro código con letras y números en el caso de codificaciones alfanuméricas o mixtas, o sólo números para codificaciones numéricas (la más recomendable)

Un ejemplo de codificación lo podemos tener en las bibliotecas,

donde podremos localizar un libro por su autor o temática entre otras características.

Para entenderlo mejor, vamos a poner un ejemplo de cómo podríamos codificar si fuéramos una empresa de limpieza

Imaginamos que nuestra empresa ofrece productos y servicios (cuando me refiero a productos, me refiero a productos tangibles como detergente, rollos de papel, etc.)

Por lo que deberíamos diferenciar en primer lugar entre:

• Productos
• Servicios

Dentro de los Productos podríamos diferenciar entre tipología de productos como:

• Complementos de limpieza
• Papel y Celulosa
• Productos Químicos
• Material de Limpieza

Y dentro de los servicios podríamos diferenciar entre servicios periódicos (como limpiezas o trabajos repetitivos o periódicos) y trabajos puntuales

• Trabajos/Servicios periódicos
• Trabajos o servicios puntuales o extras

A continuación, y si nos interesa, podríamos desglosar los productos químicos dentro de cada subclasificación

Por ejemplo, dentro del apartado de Químicos podríamos subclasificar por:

• Ambientadores
• Desengrasantes
• Desinfectantes
• Friegasuelos, etc.

Dentro del apartado de "Desinfectantes" si necesitaríamos una nueva subclasificación, podríamos añadirla y así sucesivamente.

Finalmente, dentro de la última subclasificación, podríamos ir incorporando los productos secuencialmente comenzando desde 1 hasta el 999 en caso que dejáramos 3 dígitos para esta última clasificación.

En resumen, nuestra clasificación podría tener un esquema como el siguiente:

• Servicios
  • Periódicos
  • Puntuales
• Productos
  • Complementos de limpieza
  • Papel y Celulosa
  • Productos Químicos
    • Ambientadores
    • Desengrasantes
    • Desinfectantes
      • Producto 001
      • Producto 002
      • ...
      • Producto N
    • Friegasuelos, etc.
    • Material de Limpieza

¿Cómo codificamos?

Con números, con letras, mixto???

que tipos de codificación existen?

• codificación numérica (códigos de barras, datos bancarios)
• codificación alfabética (apellidos)
• codificación alfanumérica (matrículas de coches)

Aquí hacemos un pequeño inciso para diferenciar si vamos a gestionar un almacén de forma profesional o nuestro "almacén" va a ser pequeño.

Si vamos a gestionar un almacén y gran volumen de stock, deberemos ser bastante estrictos con la codificación de nuestros artículos

En caso contrario podemos crear codificaciones no tan estrictas.

Podemos trabajar con codificaciones simples o codificaciones complejas

Las codificaciones simples, nos permiten identificar el artículo

Las codificaciones complejas, además nos permiten segmentar dentro del código otro tipo de información como fecha de caducidad, peligrosidad, fecha de envasado, etc.

Además, dependerá si vamos a trabajar con sistemas SGA (Sistema de Gestión de Almacén) y con sistemas de identificación como RFID o Códigos de Barras

RFID Sistemas de identificación electrónica mediante radiofrecuencia

Volviendo a nuestro ejemplo de una empresa de limpieza, vamos a optar por un sistema de codificación 100% numérico y con un tamaño de 9 dígitos donde:

• digitos 1 y 2 indican el tipo de artículo / servicio
• dígitos 3 y 4 indican la familia
• dígitos 5 y 6 indican la subfamilia
• y dígitos 7,8 y 9 indentifican el artículo

así tendremos

XX YY ZZ ###

Esta codificación posteriormente nos permitiría segmentar el código en un fichero excel, sabiendo que cada posición nos aportaría un tipo de información.

a códigos más largos, podemos añadir más información o significado a la codificación que implementemos.

Por ejemplo, los códigos de barras EAN-13, se pueden segmentar de la siguiente manera:

• Los 2 primeros dígitos indican el país origen del producto
• Los 5 siguientes dígitos indican el proveedor o marca del producto
• Los 5 siguientes dígitos indentifican al producto en sí
• El último dígito es un número de control que asegura la la composición del código en su conjunto.

¿En Excel que funciones podríamos utilizar para segmentar nuestro código?

CELDA es la celda con el texto que queremos trabajar

=Izquierda (CELDA; Número de dígitos) / LEFT (CELDA; Número de dígitos)

=Derecha (CELDA; Número de dígitos) / RIGHT (CELDA; Número de dígitos)

=Extrae (CELDA; Posición Inicial; Numero de dígitos)

A parte del código que implementemos, ¿qué debería tener nuestro programa de gestión o ERP?

• Un campo Referencia para incorporar nuestro código
• Nombre o descripción simple del artículo
• Descripción ampliada
• Tipo de Artículo
• Código de Familia
• Código de Subfamilia
• Datos técnicos (alto, ancho, profundidad, volumen, peso, etc.)
• Código de barras

contacta con nosotros y te explicaremos como podemos ayudarte en la organización de la codificación de artículos, segmentación y optimizar tu forma de trabajar.