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Codificación de artículos
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Las Tareas Multiduración están especialmente indicadas para la gestión de Servicio Técnico, ya que nos permiten indicar en una Única Tarea y Actividad diferentes duraciones con diferentes fechas.
Pongamos un ejemplo:
Imaginemos que tenemos que enviar un técnico a realizar la instalación, reparación o revisión de una máquina.
Para los trabajos de un día podemos utilizar las tareas puntuales en su versión estándar.
Pero si nos encontramos que queremos que el técnico necesita imputar diferentes días de trabajo, las Tareas Puntuales de Repasat, disponen de la característica de la característica "Imputar duraciones múltiples".
¿En que se diferencia las características "Imputar duraciones múltiples" y "tarea multidía"?
Las tareas multidía, generar tantas Actividades como días y trabajadores asignemos a la tarea, mientras que la característica "Imputar duraciones múltiples" sólo genera 1 actividad, y en esa actividad se pueden imputar diferentes días.
Además, las "imputar duraciones múltiples" sólo nos genera 1 albarán de servicio que resumiría todos los trabajos, mientras que "multidía" nos generaría 1 albarán de servicio por cada actividad realizada.
¿Para la creación de tareas, es necesario trabajar con proyectos?
Para trabajar con las tareas puntuales, no es necesario trabajar con Proyectos, si bien es recomendable. En cambio, para trabajar con tareas periódicas, sí que es obligatorio trabajar con proyectos, ya que es una funcionalidad asociada a los proyectos.
Creación de Tareas Multiduración
¿Desde dónde puedo crear una tarea?
Esta funcionalidad sólo la puedes realizar usuarios de perfil administrador
Para el alta de las tareas o intervenciones, podemos crearlas desde el buscador de Repasat, ya que nos permitirá buscar por nombre de cliente, teléfono, cif, matrícula, número de serie, descripción, etc. De la máquina, o por el nombre del proyecto entre otros campos.
Posteriormente, y además de las opciones del buscador, podemos crear tareas desde:
- Ficha del cliente
- Ficha del proyecto
- Ficha del activo
- Ficha de una tarea puntual
Características a aplicar en la creación de las tareas:
- Serie: Nos permite asignar un contador secuencial para las tareas (podemos definir y utilizar tantas series como necesitemos)
- Etiquetas: Nos permite asignar diferentes etiquetas a nivel informativo.
- Tarifas de recursos: Las tarifas nos permiten asignar diferentes precios de venta, en caso de que facturemos las horas realizadas por los operarios, así como también asignar un precio coste hora de los trabajadores asignados y poder calcular el coste de las horas dedicadas.
- Plantillas de texto: Para facilitar la entrada de datos, podemos asignar textos predefinidos que podemos seleccionar en la entrada de las tareas.
- Asignar contactos: Informar de las personas de contacto del cliente relacionadas con la tarea
- Envío email
- Enviar email apertura
- Enviar email cierre
Esta característica, sólo está disponible si se han definido plantillas de notificación desde el apartado de Ficheros / Auxiliares.
Nos permitirá enviar un email al crear la tarea, y otro a la finalización/validación de la misma
Dentro de las características, hay que marcar la característica
- "imputar duraciones múltiples"
Otras características:
- Requiere firma del cliente: Si queremos que el cliente nos firme en el dispositivo
- Las otras características (control de tiempo, desplazamiento, marcar la tarea realizada, imputación de horas, condicionado por el esfuerzo o tareas multidía no son necesarias)
Características de facturación
- Facturable: Si queremos facturar los trabajos realizados, y generar un documento comercial (por defecto se generará una factura.
- Generar albarán: si queremos generar albarán al facturar las tareas
- Facturar horas planificadas: Si queremos facturar las horas definidas en la Tarea
Contratos del cliente
Si tenemos un contrato vinculado al cliente, desde la tarea lo podemos relacionar.
Horario
En horario pondremos la "previsión" de fecha, horario y duración del inicio de la tarea, que posteriormente se modificará desde la Actividad Generada.
Asignación de empleados
Desde este bloque podemos asignar al operario u operarios que realizarán los trabajos.
Posteriormente podemos sustituir al operario por otro, ya que es habitual tener un trabajador "pendiente de asignar", asignarle la tarea a este trabajador y posteriormente asignar al trabajador definitivo.
El botón lila con el icono del calendario nos permite consultar el calendario de cada trabajador, y tenemos la opción de que Repasat nos muestre los trabajadores disponibles para la fecha y duración definidos previamente.
Dirección: Nos permite indicar la dirección donde se realizará el servicio
Asignar Activos: Nos permite indicar qué activos (maquinaria, utillaje, vehículos, etc.) están relacionados con la Tarea.
Almacenes: En caso de llevar control de stock, de qué almacén se gestionará el stock
Asignar Materiales: Preasignación de los productos, materiales, piezas a utilizar en la realización de la tarea (posteriormente se pueden utilizar más y asignarlos en la validación de la Actividad).
Asignar EPIs: Preasignación de los EPIS (Equipos de Protección Individual) a utilizar en la realización de la tarea (posteriormente se pueden utilizar más y asignarlos en la validación de la Actividad).
Relacionar documentos comerciales:
Asignar Oportunidad: Permite relacionar esta tarea con una oportunidad comercial
Asignar Presupuesto: Permite relacionar esta tarea con un presupuesto comercial
Asignar Pedido: Permite relacionar esta tarea con un pedido comercial
Validación de las actividades multiduración
Las actividades multiduración, se caracterizan por estar identificadas por un icono con un calendario y un símbolo + dentro.
Este tipo de Actividades, se pueden validar desde el listado de planificación o desde la ficha de la actividad, que nos permitirá asignar más información.
Al pulsar sobre el símbolo el icono del calendario, se mostrará una ventana lateral donde podremos imputar las diferentes fechas y horarios de la Actividad.
Los campos que podemos imputar son:
- Dia y hora de inicio
- Duración
- Duración Horas Extra
- Desplazamiento (en horas minutos)
- Horas No Imputables
También podemos acceder a la ficha de la actividad (icono del ojo), y cumplimentar más información desde la ficha de la Actividad.
El icono de la hoja y el lapiz, nos permitirá informar de:
- Incidencias en la realización de la actividad
- Diagnóstico
- Trabajos realizados
La información de la actividad será visible desde el apartado de Situación e Incidencias
También disponemos de la opción de firma (icono cuadrado con lapiz) para que el cliente nos pueda firmar el parte del servicio.
Imputación de artículos
Finalmente podemos imputar artículos a la realización de la Actividad desde el apartado de Artículos
Nota: Características de configuración de la imputación de artículos en "tareas multiduración"
Imputar gastos de forma manual
Repasat dispone de la funcionalidad Notas de Gastos, que permite a los operarios registrar gastos de tickets y facturas e imputarlos contra clientes y proyectos.
La gestión de notas de gastos se realiza desde el apartado de Gestión / Notas de Gastos
Las tareas "multiduración" nos permiten imputar gastos e indicar la tipología de los mismos, pero para ello es preciso activar un parámetro en la configuración de Repasat.
Para ello nos iremos a Administración / Parametros de Organización, y en el apartado de Planificación, debemos:
Activar la opción "Mostrar Campos de Gastos", que permitirá añadir artículos e introducir un importe personalizado (diferente del precio de venta).
Y si no queremos que los empleados visualicen los precios de venta de los productos, disponemos de la opción:
Ocultar precio de venta: Para que los empleados de perfil "empleado" no visualicen precios.
Configurar artículos para imputar gastos de forma manual
Para poder imputar gastos de forma manual, debemos activar la opción en la Ficha del artículo
"imputar gastos" que encontraremos al pie de la ficha del artículo.
El artículo ha de estar marcado como de "Venta"
Podemos imputar artículos de diferentes tipología, piezas, recambios o cualquier concepto que definamos como artículo.
Para ello utilizamos la opción de "Añadir artículo" y seleccionamos los artículos a imputar en la Actividad.
Podemos modificar los campos de:
- Nombre: modificar la descripción de la línea
- Cantidad: Indicar la cantidad de artículo o concepto
- Importe: (solo en los campos marcados de "imputar gasto" en la ficha de artículo)
- Tipo de gasto: (que se definen desde el apartado
El campo precio sólo será visible en usuarios de perfil administrador, y en perfil empleado, siempre que no esté marcada la opción de "ocultar precio de venta" del apartado de planificación en "Parámetros de Organización".
Finalizar la Actividad
Para poder dar por finalizada la Actividad, es preciso indicarlo pulsando el botón de "Validar", botón con el check.
El mismo botón de "Validar", una vez validad la Actividad, nos permitiría reabrir la "Actividad" de nuevo para introducir modificaciones.
Facturar la Actividad
Para generar el documento comercial (Albarán o Factura) se debe hacer desde el apartado de "Facturación de Tareas" que encontraremos en Planificación o Gestión.
Una vez realizado el filtro de selección, nos mostrará aquellas Actividades finalizadas y marcadas como facturables, incluyendo los artículos en función de si hemos marcado la opción.
Podemos seleccionar las horas realizadas, los artículos realizados por separado o todo junto según nos interese.
En la parte inferior de la ventana de facturación de tareas, indicaremos fechas, comportamientos
