Los Ladrones de Tiempo: 4- Teorema de Pareto

La verdad es que a la Ley o Teorema de Pareto le tengo cierto cariño por su historia y su implicación en la gestión empresarial.

Si me permitís, voy a extenderme en esta entrada porque la historia es muy curiosa y muy importante para la gestión empresarial del día a día.

Además, cuando doy clases aprovecho, como un abuelete para hablar sobre la aportación de Wilfredo Pareto al teorema ABC de clasificación.

Un poco de historia sobre Pareto

Wilfredo Pareto era un sociólogo y economista italiano que nació a mediados del Siglo 19. Sus estudios están basados en el equilibrio económico y concluyó que la distribución de la renta en cualquier sociedad responde a un mismo modelo y cualquier intento de redistribuir la riqueza sería inútil.

Cuentan que Pareto estaba en su jardín y se fijó en que en gran parte del jardín, que tenía descuidado,  la mayoría de las plantas eran del mismo tipo.

Al mirar en los jardines de sus vecinos, se dio cuenta que pasaba lo mismo. La gran mayoría de las plantas eran del mismo tipo y luego cada jardín tenía plantas diferentes pero en menor proporción.

Al ampliar su estudio por la ciudad, comenzó a ver que la gran mayoría de los terrenos estaban en manos de poca gente mientras que había muchos jardines pequeños que estaban en manos de mucha gente.

Ampliando su estudio posteriormente, llegó a la conclusión del famoso 80% y 20%

Aplicando las conclusiones a su estudio de las plantas y terrenos, el 80% de los terrenos estaba dominado por un 20% de las plantas, o el 80% de los terrenos estaba en manos de un 20% de la población, o al menos esta era la tendencia o Norma.

Así detectó una “norma” o “equilibrio”

El 80% de las cosas están explicadas por un 20% de las  causas.

Os recuerdo que esto es la norma o equilibrio, y que es hacia donde se tiende a normalizar.

Bien, permitidme que avance unos años

Sobre el Teorema ABC

El ingeniero y consultor de negocios Joseph Juran, tras la 2ª Guerra Mundial cogió la teoría de Pareto de 80/20 y la desarrolló aplicándola a los procesos productivos y de calidad.

Aplicó la teoría de Pareto para identificar el 20% de las causas que provocaban el 80% de los errores.

Suya es la frase “pocos vitales, muchos triviales”, es decir que hay muchos problemas sin importancia pero pocos que son muy importantes.

Unos años más tarde en 1951 Dickie H.F transformó el principio 80/20 en el análisis ABC que hoy conocemos, donde General Electric fue la primera compañía que aplicó el análisis ABC para optimizar su inventario.

Así si por ejemplo dividimos nuestros productos en 3 categorías ABC basándonos en sus ventas.

Los productos A son los productos más importantes, acostumbran a ser pocas referencias y representan el 80% de los ingresos.

Los productos B no tan importantes, pero representan el 15% de los ingresos

Y los productos C son la “Cola” o resto y representan un 5% de las ventas pero son un gran número de productos.

En según qué escuelas, los porcentajes son 80% (A) 10%(B) y 10%(C), aquí cada maestrillo tiene su librillo.

Esta clasificación la podríamos aplicar a diferentes conceptos, Clientes, Proveedores, Gastos, etc. Podemos clasificar nuestros productos en función de las ventas de los mismos.

Entonces ¿nos quedamos sólo con los productos A y B?

La respuesta es rotunda: NO

Tener gran variedad de productos puede ser importante para nuestra gestión (Amazon, El Corte Inglés, etc.) pero esta clasificación SI es muy importante para nuestra estrategia de compras y almacenaje. O en otros conceptos para la operativa de nuestra empresa.

Implicaciones del Análisis ABC

La importancia de identificar y hacer la clasificación ABC

Dicen que en un negocio, si quieres tener un amigo cómprate un perro.

Normalmente en las empresas, los sueldos acostumbran a ser Gastos de tipo A, por lo que en situaciones de crisis si quieres tomar decisiones que reduzcan el gasto lo que debes hacer es realizar acciones sobre los gastos tipo A.

Al igual que las ventas, tienes que tener identificados tus clientes A pues sobre ellos se basa tu negocio. Tener identificados a tus clientes A te permitirá hacerles un seguimiento especial y estar atento sobre cualquier incidencia.

Pero, ¿os habéis fijado en las consecuencias de tener identificados tus productos A?

Proveedores asociados

Cuantos proveedores tienes para tus productos A

¿Un solo proveedor?

Corremos el riesgo de concentración, y nos debemos preocupar sobre nuestro proveedor ya que basamos nuestra gestión en la operativa de nuestro proveedor.

Es importante tener planes de contingencia por si nuestro proveedor falla. Buscar proveedores alternativos o tener exceso de stock ante posibles problemas de suministro.

¿Varios proveedores?

Podemos concentrar las compras en un proveedor, pero es importante tener planes de contingencia por si nuestro proveedor principal nos falla.

Lo primero que hay que tener en cuenta de los productos A es la planificación de las compras.

¿Distribución logística?

¿Tenemos bien dimensionado nuestro almacén?

Los productos A deben ser de fácil preparación y suministro.

Un buen responsable logístico debe tener esto en cuenta para dimensionar y gestionar el almacén.

¿El coste del transporte es una tarifa genérica o está negociada en base a nuestros productos A?

Es importante negociar el coste del transporte no en base a un promedio, si no que tener identificados los productos A nos puede permitir mejorar costes.

¿Y a nivel de tiempo, puedo aplicar el concepto ABC?

No iba a ser una excepción, así que Sí, es posible y a veces necesario.

En charlas que doy, acostumbro a hacer un ejercicio con los presentes y les pido que me hagan un cuadrante por tramos de 15 minutos donde me marcan a que dedican su tiempo durante las 24 horas de una semana.

¿Sabéis a qué se dedica la mayoría del tiempo?

A dormir principalmente, salvo que tengas bebés, seas una persona hiperactiva o sufras de insomnio (siempre me sorprendo al analizar los resultados) 

Imaginad que queréis hacer una actividad nueva, como estudiar, ir al gimnasio, etc.

¿De dónde sería más práctico redistribuir el tiempo?

Efectivamente, de las horas de sueño.

Si bien, y es un ejercicio que os recomiendo, puede serviros para identificar a qué dedicáis principalmente vuestro tiempo.

Así para vuestro día a día es preciso que enfoquéis el tiempo a aquellas tareas o acciones de Tipo A , susceptibles de rápida implementación y que tengan un efecto en la productividad más amplio.

Para los que os guste Excel, aquí os dejo un tutorial que hice hace años donde explico cómo hacer un análisis ABC en Excel.

Hacer un análisis ABC con Tablas Dinámicas de Excel (Parte 1)

Hacer un análisis ABC con Tablas Dinámicas de Excel (Parte 2)